文秘专业知识(文秘专业知识100道题)

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01 收集谈判信息

02 参与组织商务谈判工作小组

03 参与制定商务谈判方案

04 安排商务谈判现场

05 创造融洽的商务谈判气氛

06 做好商务谈判中的辅助性工作

07 协助主谈判人员处理谈判中的问题

行政文秘

收集谈判信息

谈判信息是制定谈判战略的依据，是控制谈判过程的手段，同是也是谈判双方相互沟通的介质。因此，文秘人员在谈判前必须根据本次谈判的具体内容和要求，收集有关信息。收集谈判信息应明确以下要点，如下。

参与组织商务谈判工作小组

文秘人员参与组织商务谈判工作小组时，必须对谈判人员的条件以及谈判工作小组的人员构成有所了解，这样才能够挑选出优秀的谈判人员，建成高效的谈判工作小组，确保谈判成功。

1．选择谈判人员

谈判人员的素质直接决定了谈判工作小组的水平和素质，所以对谈判人员的挑选应得到充分地重视，谈判人员必须满足以下条件，如下。

遵纪守法，廉洁奉公，忠于国家，恪守职责有高度的责任感和强烈的进取精神与事业心受过专业技术培训，有较高的专业技术水平谈判经验丰富，熟悉谈判技术，说服力强判断能力和逻辑思维能力强，视野广，思维敏捷，善于决策坚持原则，灵活创新谈判，最终达到最终目的八面玲珑，反应灵敏，公关能力强擅长思考，能够机智地把握对方的意图身体健康，气质好，意志坚韧，有成功的信心知识广博，用词精准，具有煽动力，语言表达能力强，具有一定的外语基础

2．组建谈判工作小组

(1) 谈判工作小组成员构成及任务分配

谈判工作小组成员构成及任务分配，如下。

（2）对谈判工作小组整体要求

谈判工作小组整体应满足以下工作要求，如下。

谈判工作小组的成员各自的知识结构要具有互补性，从而在解决各种专业问题时能驾轻就熟，并有助于提高谈判效率，可在一定程度上减轻主谈人员的压力谈判工作小组各成员还要明确分工，确定谁来主谈，谁来确定理解程度，谁来提问，提什么样的问题，谁来回答对方的问题，谁来缓和紧张的气氛，表示对他人的关心等谈判工作小组均需储备各种形象的人才，因为年轻人反应敏捷、体力充沛；年长者社会地位高，受人尊敬；女性可以以柔克刚，男性果断有力，两者搭配则刚柔并济

商务谈判

三、参与制定商务谈判方案

商务谈判方案实际上是在商务谈判前根据谈判目的和要求，预先拟订商务谈判的内容与步骤的书面材料，通常遵循以下步骤，如下。

开始确定商务谈判议题确定商务谈判目标选择商务谈判策略制定商务谈判程序确定商务谈判时间结束

1．确定商务谈判议题

商务谈判议题是指商务谈判中双方所要协商解决的问题，展开来说就是商务谈判的交易条件，如商品的质量、数量、包装、运输、检验、价格、支付、保险、索赔、仲裁、不可抗力等。

2．确定商务谈判目标

文秘人员参与确定商务谈判目标的步骤如下。

3．选择商务谈判策略

文秘人员应因时、因地制宜，从商务谈判的实际情况出发，选择合适的商务谈判策略。文秘人员参与选择商务谈判策略的具体做法如下。

以追求更多利益为本

谈判的根本目标是利益，在谈判中，双方常常会根据谈判实际运用一些策略和技巧来实现己方目标。在选择谈判策略时，在追求己方利益最大化的同时，也不能损害到对方的利益，这样才能实现谈判共赢，实现成功谈判

常规与灵活相结合

在谈判开始之前，虽然谈判者通常会做出一系列的谈判计划，但在谈判过程中随时都可能出现计划中没有考虑到的问题，这时为使谈判策略更具灵活性，可以在谈判计划中对常规事宜进行仔细的安排，而对那些基本上没有规律可循的事项安排的粗略一点

因人制宜

商务谈判中，谈判对方在性格和处事方式等方面都不可能一样，这就要求文秘人员针对不同的对方采取不同的谈判策略

因国制宜

文秘人员在参与选择谈判策略时，应考虑到国籍特点，因国制宜

4．制定商务谈判程序

商务谈判程序也称商务谈判议程，通常是指所谈事项的先后次序及主要方法。文秘人员参与制定商务谈判程序的具体做法如下。

5．确定商务谈判时间

只有选择合适的谈判时间，才能在谈判桌上游刃有余。文秘人员参与确定商务谈判时间时，应区分不同情形，选择恰当的谈判时间，具体内容如下。

谈判人员处于最佳状态情形下

◎ 己方谈判人员准备充分时：在对他方有利的时间里，而己方谈判人员准备严重不足，在这种情况下应坚决拒绝谈判

◎ 己方谈判人员身心健康时：确保己方谈判人员在精神处于最佳状态时前去谈判

对己方不利的自然条件是

如果碰到不利的气候、季节、天气、谈判地点等，特别是当这种自然条件对己方谈判人员造成不利影响的情况下，应推迟或变更谈判时间

己方紧迫程度很高的情形下

在己方谈判的紧迫程度很高的状态下，应适当提前或推迟，并采用各种方法掩饰己方的紧迫性，不可轻易开始谈判，这样会给对方造成乘虚而入的机会

行政文秘

安排商务谈判现场

文秘人员对商务谈判现场的安排主要有两个方面的工作。

1．谈判室的选择与布置

谈判室的选择与布置涉及到的具体工作，如下。

2．谈判座位的安排

在商务谈判中，座位的安排是很有讲究的。如果座位安排得不妥当，将会对整个谈判气氛造成不良影响，甚至影响到谈判结果。文秘人员可按照如下做法安排谈判座位。

（1）小型团队谈判成员座位安排

对于谈判各方是小团队情形，座位安排通常如下。

双方通常面对面坐在方桌的两边，以此来强调谈判双方各自不同的立场让己方主谈判员坐上首，给人以控制了谈判局面的印象，削弱对方的势气遇到强硬性谈判对手，最好使用圆桌，尽可能以非正式的方式安排座位让己方强硬派远离对方强硬派，让对方好斗的成员紧挨着己方主谈判员把己方谈判成员穿插在对方成员之中，让对方难以提出一致的反对意见椅子之间的相互距离要相等，同时要让每个谈判者坐上最舒适的椅子

（2）大型团队谈判成员座位安排

大团队谈判分两种情况，一是少方团队，多数成员；另一种是多方团队，少数成员。其成员座位安排如下。

创造融洽的商务谈判气氛

谈判者的言行、谈判的空间、时间和地点等都是影响谈判气氛的因素，文秘人员应化消极因素为积极因素，使谈判气氛向和谐、融洽、富有创造性方向发展。具体做法如下。

① 谈判开始前，文秘人员应预测谈判气氛，制定谈判目标，准备开场白，与对方寒暄，全面了解对方，消除己方心理障碍，表达合作的诚意。

② 以轻松的话题如时势、名人轶事、旅游风景线、风俗民情等引入谈判内容，先谈一些友好的或中性的话题。

③ 不要一见面就提出要求，这样很容易使对方的态度即刻变得比较强硬，谈判的气氛随之恶化，容易使谈判陷于僵局。

④ 积极主动地与对方进行情绪、思想上的沟通，而不能消极地取决于对方的态度。

⑤ 当感觉谈判气氛已经比较放松和融洽的时候，应该通过一些比较容易引起对方认同的话语不失时机地转入正题。

做好商务谈判中的辅助性工作

商务谈判中文秘人员应做好以下四个方面的辅助性工作，如下。

做好谈判前准备工作

◎ 将协商确定下来的己方谈判人员的名单、时间、地点及时通知谈判对方

◎ 安排好各种仪式，包括商务谈判开始仪式、致辞、赠礼及签约仪式的程序安排

◎ 做好谈判场所的布置及座位的安排，如果是涉外谈判还要准备双方的国旗

◎ 准备谈判所需的资料，及时发到己方谈判人员手中

◎ 调试准备各种扩音设备、通讯、传真、复印设备以及必要的文具，以备急需

做好谈判记录工作

◎ 文秘人员要做好谈判的全程记录。记录内容应包括谈判的主题、谈判双方的出席人员、谈判的时间、地点及谈判的议题及议程、双方谈判的具体对话等

◎ 文秘人员在做完每次谈判记录后，都要与谈判班子进行核对，以保证记录的全面、准确，必要时还需双方过目、签字

◎ 在谈判期间，文秘人员对各种情况，以简报或其他汇总形式再现

◎ 谈判结束后，文秘人员应立即起草一份详细的备忘录，并要求他们书面确认

做好谈判翻译工作

如果谈判对方是外国人，根据需要，文秘人员有时可以兼做翻译工作

做好谈判善后工作

◎ 做好有关财务项目的报销

◎ 收回相关的文件资料，进行整理和存档

◎ 上报整理后的材料

◎ 收拾谈判场所，做好谈判结果公布前的保密工作

协助主谈判人员处理谈判中的问题

商务谈判中的常见问题有出现僵局、处于谈判劣势、出现反对意见、谈判气氛紧张、拒绝或遭到拒绝、谈判即将破裂等。文秘人员协助主谈判人员处理以上问题的具体做法如下。

1．打破谈判僵局的方法

谈判僵局是谈判进行到高潮阶段出现的双方暂时对峙，是由于谈判一方或双方原因造成的。文秘人员可采用以下方法协助主谈判人员打破谈判僵局，如下。

2．改变谈判劣势的方法

有些谈判双方在实力上悬殊较大，有一方在某些方面明显处于劣势。对于本企业在某些方面处于劣势时，秘书人员应做到知己知彼，扬长避短，坚持原则，以不变应万变，以诚相待，持之以恒，进而努力改变谈判中的劣势。

3．处理谈判中反对意见的方法

（1）分清对方提出反对意见的目的。如果对方的意见是善意的，可以给对方以让步；如对方的意见纯属刁难、恶意和偏激的意见，应予以坚决回击。

（2）把握回答反对意见的时机。有时对方提出的意见不便于马上回答或者属于自己没有准备的内容，不应仓促回答，否则很容易使对方抓住其中的破绽，进行再提问，使自己更加被动。

（3）用谨慎平和的语气回答对方的反对意见。粗暴的口气和态度，会使对方反感，会遭到对方的强烈反对，从而导致谈判破裂，而友善的态度可以给对方以好感，拉近双方之间的距离，容易达成共识，。

（4）对反对意见进行间接回答。对谈判中的敏感问题有时不宜正面回答，应采用迂回战术，从侧面进行回答，不仅不伤害对方，还可以缓和对方的敌对情绪。

4．消除紧张谈判气氛的方法

在商务谈判中，出现紧张的气氛非常普遍，这时文秘人员需要及时消除紧张气氛，以便于谈判继续顺利进行，消除紧张气氛的方法通常有如下三种，如下。

应本着平等互利的原则，积极主动地创造友好和谐的谈判气氛沉着冷静，善于控制谈判成员情绪，创造友好和谐的谈判气氛有张有弛，适时调节谈判气氛

5．处理对方拒绝的方法

在商务谈判中遭遇对方拒绝也是很普遍的，为了妥善处理对方的拒绝通常采用以下做法，如下。

6．拒绝对方的有效方法

拒绝对方也要使用一定的方法，才能使效果实现最佳。在拒绝对方时，表达意见和感受一定要真诚，做到有效沟通。开口说拒绝的时候千万不能说抱歉，要传递己方拒绝的信息给对方，不仅仅是说一个“不”字，最重要的是传递这个“不”字的过程和内容。

7．挽回谈判破裂的方法

商务谈判过程中，由于双方局势失控造成谈判破裂的可能性也大有存在，文秘人员可采用以下方法挽回谈判破裂，如下。

治愈裂痕

◎ 如果一方的某个成员已经离席，最好劝说他的同事把他请回来

◎ 如果对方全体离席，立即派己方与对方关系最紧密的人把他们请回来

◎ 如果自己不能解决，就需要求助于第三方，例如调解人、仲裁人

◎ 谈判恢复后，不要坚持要求道歉

控制损失范围

◎ 双方应尽快面对面地进行重新沟通

◎ 如果谈判破裂的程度已经很严重了，可以考虑以电子邮件的书面方式进行和谈

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